Стандарт предприятия

Система менеджмента качества

Управление записями

СОДЕРЖАНИЕ

1. ЦЕЛЬ
2. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ
3. OTBETCTBEHHOCTЬ
4. ПОКАЗАТЕЛИ ПРОЦЕССА
5. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
6. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА
7. ССЫЛКИ

 

1.ЦЕЛЬ

Установить порядок сбора данных, способы идентификации, защиты, восстановления, определить сроки хранения, порядок изъятия и уничтожения записей.

 

2.ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

• Записи — документы, регистрирующие деятельность в рамках документированных процедур, содержащие достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности (данные, полученные в результате протекания рабочих процессов, а также отчеты и показатели, полученные в результате обработки этих данных).
• Форма — документ, в который вносятся данные. После заполнения форма становится записью.
• Архив — структурный элемент подразделения, осуществляющий хранение актуальной документации с целью использования, а также хранение неактуальной документации в течение установленного срока.

 

3.OTBETCTBEHHOCTЬ

Ответственность за ведение записей распределена в матрице, ответственность за регистрацию данных в матрице несет Руководитель ОМК. Руководители подразделений должны иметь перечень записей, которые ведет подразделение.

 

4.ПОКАЗАТЕЛИ ПРОЦЕССА

Количество выявленных несоответствий процесса при аудитах (внутренних и внешних).

 

5.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Систематизированный перечень (реестр) основных видов записей приведен в матрице.

В процессе регистрации информации должны быть обеспечены ее полнота, достоверность, однородность, регулярность и своевременность.

Записи хранятся на электронных носителях и в бумажной форме.

Записи являются источником информации для оценки функционирования СМК, функционирования и способности процессов, качества продукции.

Блок 1-2. Установление ответственного и ведение записей

Ответственность за ведение записей или анализ данных распределена в матрице (определяется руководителями подразделений). Ответственный за ведение записи перед началом работы должен обеспечить наличие форм ведения записи на своем рабочем месте. Записи на бумажном носителе должны вестись разборчивым почерком, исправления корректором не допускаются, заполнение формы допускается только ручкой. При ведении записей не должно быть пропусков, свободных незаполненных граф. В графах, которые по какой-либо причине не требуется заполнять, необходимо делать прочерк.

Любые исправления, внесенные в запиь, должны быть подтверждены подписью и датой вносившего эти исправления.

Блок 3-4. Передача и анализ данных

Ответственный за анализ данных должен получать информацию не реже одного раза в сутки.

Информация, концентрирующаяся в соответствующем отделе систематизируется и подвергается регистрации и анализу.

Блок 5-6. Хранение записей

Хранение записей осуществляется в электронном виде (сервер предприятия), путем сканирования бумажных оригиналов. Срок хранения записей, если не установлено иное, составляет 15 лет.

Бумажные копии записей после преобразования в электронный вид уничтожаются (если есть необходимость, можно хранить бумажные оригиналы в архиве, но не более 3-х лет).

 

7.ССЫЛКИ

• СТП «Управление документацией».
• СТП «Анализ данных и постоянное улучшение».
• Ф «Матрица ответственности за ведение записей.
• Ф «Перечень записей подразделения».