Должностная инструкция старшего офис-менеджера

Администрация

I. Общие положения

1.1. Старший офис-менеджер относится к категории специалистов.

1.2. На должность старшего офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее специальное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.3. Старший офис-менеджер назначается и освобождается от должности приказом Генерального директора.

1.4.Старший  офис-менеджер должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия;
  • положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;
  • структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
  • устав предприятия;
  • организацию делопроизводства;
  • методы оформления и обработки документов;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • основы этики и эстетики;
  • правила делового общения;
  • основы законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
  • стандарты менеджмента качества предприятия.

1.5. Старший офис-менеджер непосредственно подчиняется Управляющему директору.

1.6. Во время длительного отсутствия старшего офис-менеджера его обязанности выполняет офис-менеджер.

1.7. Старший офис-менеджер может быть уволен:

  • по личному заявлению;
  • по инициативе администрации.

1.8. Старший офис-менеджер имеет в подчинении офис-менеджеров.

II. Должностные обязанности

Старший офис-менеджер:

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя и структурных подразделений.

2.2. Принимает заявки на приобретение различных материалов, необходимых для жизнедеятельности офиса, а также выполняет самостоятельное приобретение товаров.

2.3. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Контроль и учет офисной оргтехники.

2.5. Организация склада временного хранения необходимых запасов по жизнеобеспечению офиса.

2.6. Заказ канцелярских товаров, моющих средств, а также расходных материалов.

2.7. Ведение текущего учета поступления, распределения, списания канцелярских и иных товаров, приобретаемых для нужд офиса.

2.8. Маркетинг в отношении всех приобретаемых для нужд офиса товаров и услуг.

2.9. Составление ежемесячного бюджета по закупкам.

2.10. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.11. Ведет делопроизводство и документооборот по предприятию, учет входящей и исходящей корреспонденции.

2.12. Прием и распределение входящих телефонных звонков.

2.13. Осуществляет взаимодействие с другими  структурами, которые связаны с охраной территории и обеспечением пропусков на территорию предприятия.

III. Права

Старший офис-менеджер имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.6. Вносить на рассмотрение непосредственному руководителю компетентные и обоснованные предложения по улучшению условий труда.

3.7. Пользоваться утвержденными Инструкциями, приказами, распоряжениями, Правилами и др. документами по предприятию, регламентирующими работу офис-менеджера.

IV. Ответственность

Старший офис-менеджер несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. За несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и противопожарной безопасности.

4.5. За порчу или небрежное отношение к хранению и использованию, хищение имущества фирмы.

4.6. За сохранность документации и несоблюдение интересов фирмы, выдачу конфиденциальной информации, документации о фирме и ее клиентах третьим лицам.

4.7. За предоставление ложной или искаженной отчетной и др. документации (информации).

Должностная инструкция разработана в соответствии с:

  • Трудовым Кодексом РФ, с учетом изменений и дополнений.
  • Постановлением Министерства труда и социального развития РФ «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» №37.
  •  Уставом предприятия.
  • Стандартами менеджмента качества.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
gostost.com