Администрация
I. Общие положения
1.1. Старший офис-менеджер относится к категории специалистов.
1.2. На должность старшего офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее специальное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.3. Старший офис-менеджер назначается и освобождается от должности приказом Генерального директора.
1.4.Старший офис-менеджер должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия;
- положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;
- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
- устав предприятия;
- организацию делопроизводства;
- методы оформления и обработки документов;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- основы этики и эстетики;
- правила делового общения;
- основы законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
- стандарты менеджмента качества предприятия.
1.5. Старший офис-менеджер непосредственно подчиняется Управляющему директору.
1.6. Во время длительного отсутствия старшего офис-менеджера его обязанности выполняет офис-менеджер.
1.7. Старший офис-менеджер может быть уволен:
- по личному заявлению;
- по инициативе администрации.
1.8. Старший офис-менеджер имеет в подчинении офис-менеджеров.
II. Должностные обязанности
Старший офис-менеджер:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя и структурных подразделений.
2.2. Принимает заявки на приобретение различных материалов, необходимых для жизнедеятельности офиса, а также выполняет самостоятельное приобретение товаров.
2.3. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
2.4. Контроль и учет офисной оргтехники.
2.5. Организация склада временного хранения необходимых запасов по жизнеобеспечению офиса.
2.6. Заказ канцелярских товаров, моющих средств, а также расходных материалов.
2.7. Ведение текущего учета поступления, распределения, списания канцелярских и иных товаров, приобретаемых для нужд офиса.
2.8. Маркетинг в отношении всех приобретаемых для нужд офиса товаров и услуг.
2.9. Составление ежемесячного бюджета по закупкам.
2.10. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.11. Ведет делопроизводство и документооборот по предприятию, учет входящей и исходящей корреспонденции.
2.12. Прием и распределение входящих телефонных звонков.
2.13. Осуществляет взаимодействие с другими структурами, которые связаны с охраной территории и обеспечением пропусков на территорию предприятия.
III. Права
Старший офис-менеджер имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.6. Вносить на рассмотрение непосредственному руководителю компетентные и обоснованные предложения по улучшению условий труда.
3.7. Пользоваться утвержденными Инструкциями, приказами, распоряжениями, Правилами и др. документами по предприятию, регламентирующими работу офис-менеджера.
IV. Ответственность
Старший офис-менеджер несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.4. За несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и противопожарной безопасности.
4.5. За порчу или небрежное отношение к хранению и использованию, хищение имущества фирмы.
4.6. За сохранность документации и несоблюдение интересов фирмы, выдачу конфиденциальной информации, документации о фирме и ее клиентах третьим лицам.
4.7. За предоставление ложной или искаженной отчетной и др. документации (информации).
Должностная инструкция разработана в соответствии с:
- Трудовым Кодексом РФ, с учетом изменений и дополнений.
- Постановлением Министерства труда и социального развития РФ «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» №37.
- Уставом предприятия.
- Стандартами менеджмента качества.