Инструкция по делопроизводству

1 Область применения

Настоящая инструкция определяет порядок управления организационно-распорядительной документацией на предприятии (организации).

Настоящая инструкция устанавливает правила подготовки, оформления, согласования, утверждения, регистрации, учета и контроля исполнения организационно-распорядительных документов, а также ведения хранение документов и дел.

Настоящая инструкция обязательна для исполнения всеми подразделениями и работниками предприятия.

Инструкция разработана в соответствии с государственным стандартом ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2 Нормативные ссылки

• ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования».
• ЕГСД Основные положения «Единая государственная система делопроизводства».
• ОК011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации». ОКУД.

3 Определения

В настоящей инструкции использованы следующие термины и определения:

• Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты и события и подписанный всеми членами группы;
• Документ — значимая информация и соответствующий носитель;
• Виза — пометка должностного лица на документе;
• Гриф — специальная надпись на документе;
• Дело — совокупность документов (или документ), относящихся к определенному вопросу;
• Докладная (служебная) записка — внутренний документ, составляемый работником предприятия и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;
• Документооборот — движение документов с момента их получения или создания в организации до завершения исполнения или отправки;
• Заявление — документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу сотрудника.
• Исполнитель — лицо, которому поручено исполнение;
• Копия — документ, идентичный с подлинником;
• Контроль исполнения документов — работы по проверке исполнения документов в установленные сроки ответственными исполнителями;
• Нормативный документ — документ, устанавливающий правила, общие принципы, касающиеся различных видов деятельности или их результатов;
• Объяснительная записка — документ, объясняющий причины поведения работника в определенной ситуации.
• Организационный документ — документ, фиксирующий и закрепляющий деятельность организации, подразделения, должностного лица;
• Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по различным видам связи;
• Подлинник (оригинал) документа — экземпляр документа, оформленный подлинными подписями, имеющий подлинные реквизиты (печать – при необходимости), дату, регистрационный номер;
• Подразделение — официально выделенная структурно-функциональная единица организации;
• Приказ — распорядительный документ, издаваемый в целях решения стратегических задач, стоящих перед предприятием и отражающий управленческие решения. Приказом вводят в действие все нормативные (организационно-распорядительные документы регламентирующие порядок осуществления работ в указанных сферах деятельности.
• Протокол совещания (заседания) — распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях и представляющий объективное доказательство о проделанной работе или достигнутых результатах;
• Распорядительный документ — документ административного характера, издаваемый по организационным вопросам, по вопросам планирования производства, снабжения и сбыта, труда и заработной платы и т.п.
• Распоряжение — распорядительный документ, издаваемый по текущим вопросам производственной, административной и хозяйственной деятельности издаваемый заместителями генерального директора или руководителями подразделений no вопросам, входящим в их компетенцию;
• Решение — это совместный распорядительный документ, издаваемый двумя и более субъектами управления, не связанных друг с другом организационными связями подчинения.
• Служебная записка — это внутренний документ, составляемый по вопросам материально-технического, информационно, хозяйственного обеспечения.
• Реквизиты — обязательные данные для документа, установленные законом или положением;
• Сопроводительное письмо — краткое уведомление о документе, который высылается;
• Справка — документ, содержащий описание, подтверждение тех или иных факторов;
• Утверждение документа — способ Идентификации документа после его подписания всеми заинтересованными лицами;
• Управление документами — комплекс работ по разработке, анализу, согласованию и утверждению документов, их поддержанию в действии, актуализации и доведению до сведения заинтересованных лиц;
• Учтенный экземпляр документа — документ, имеющий учетный номер по списку действующих документов.

4 Общие положения

Настоящая инструкция устанавливает процедуру по ведению организационно-распорядительных документов (далее — ОРД) и общему делопроизводству.

4.1 Основными задачами управления ОРД являются:

• унификация и единообразие подготовки и оформления документов;
• корректность, четкость работы с внешними и внутренними адресатами;
• установление требований к ведению и хранению ОРД;
• исключение несанкционированного использования, а также утери документов;
• порядок проверки ведения дел;
• ведение хранения документов и дел.

4.2 Ведение общего делопроизводства на предприятии обеспечивает:

• индентификацию и прослеживаемость ОРД при разработке, исполнении и хранении;
• персональную ответственность за исполнение;
• оперативный поиск любого документа;
• сохранность документов в течение установленного времени.

4.3 Ответственность.

4.3.1 Генеральный директор предприятия несет ответственность за:

• организацию документооборота на предприятии;
• назначение лиц, ответственных за работу со штампами и печатями предприятия.

4.3.2 Руководители структурных подразделений несут ответственность за:

• качество подготовки и оформления документов в соответствии с требованиями настоящей инструкции;
• своевременность исполнения служебных документов;
• организацию делопроизводства во вверенных им подразделениях;
• оперативное хранение документов и дел;
• своевременное устранение несоответствий, выявленных в ходе периодических проверок.

4.3.3 Исполнители документов отвечают за:

• проверку наличия и достоверности реквизитов на документах;
• проверку качества оформления служебных документов.

4.3.4 Секретарь руководителя, помощник руководителя ОП предприятия отвечают за:

• регистрацию и идентификацию документов;
• своевременную отправку исходящих документов;
• контроль исполнения служебных документов и своевременность информирования генерального директора‚ руководителя ОП об исполнении документов;
• своевременное изъятие из документооборота бланков с утратившими актуальность реквизитами;
• периодическую проверку делопроизводства и архива.

4.3.5 Делопроизводитель отвечает за ведение архива предприятия согласно требованиям настоящего стандарта.

5 Виды организационно-распорядительных документов и порядок их подготовки

5.1 Настоящая инструкция регламентирует порядок разработки, оформления и обращения следующих видов ОРД:

Распорядительные:

• приказы;
• распоряжения;
• протоколы;
• планы;

Справочно-информационные:

• письма;
• факсимильные сообщения;
• докладные (служебные) записки;
• акты;
• справки.

5.2 Указанные в п.5.1 документы оформляются на специальных бланках (формах) и размещаются в корпоративной сети.

5.2.1 Каждый бланк имеет свой набор реквизитов, за достоверность и проверку наличия которых несет ответственность исполнитель. В случае изменения реквизитов бланки с утратившими актуальность реквизитами изымаются из документооборота и заменяются новыми, не позднее двух рабочих дней с момента соответствующего изменения.

5.2.2 Для оформления большинства ОРД используются форматы А4 (210х297) и A3 (297×420). Формат А4 используется для всех видов ОРД.

Формат A3 может быть использован для оформления крупных таблиц, графиков и других крупноформатных документов.

5.3 Составление ОРД на предприятии осуществляется по мере необходимости решения вопросов.

5.3.1 ОРД, как правило, составляется по одному вопросу, что обеспечивает быстрое его рассмотрение и исполнение. Исключение составляют планы, письма, заключения, затрагивающие большой круг вопросов.

5.3.2 Подготовка проекта документа возлагается, как правило, на одно или несколько структурных подразделений.

5.3.3 До разработки проекта документа при необходимости определяется круг должностных лиц — исполнителей, а также ответственное за подготовку документа лицо, устанавливаются сроки составления проекта документа.

5.3.4 Ответственность за качество подготовки проекта документа, его соответствие действующему законодательству, согласованность с другими действующими документами возлагается на руководителя структурного подразделения, готовящего проект документа.

5.3.5 При согласовании проекта документа заинтересованными лицами, в случае несогласия визирующего с содержанием проекта он обязан письменно изложить свои возражения и четко сформулировать предлагаемое взамен решение.

5.3.6 Приложения к проекту документа нумеруются порядковыми номерами.

Распорядительные документы копируются в строго ограниченном количестве экземпляров и направляются только в структурные подразделения, которым они необходимы.

5.3.7. Ответственность за определение тиража и правильность составления рассылки документов возлагается на лицо, ответственное за его подготовку.

6 Требования к оформлению организационно-распорядительных документов

6.1 Оформление распорядительных документов

6.1.1 Приказ — распорядительный документ, издаваемый Генеральным директором (или лицом, исполняющим его обязанности).

Оформляется в соответствии с Приложением А к настоящей инструкции.

6.1.1.1 Состав реквизитов приказа:

• наименование предприятия;
• наименование документа («Приказ»);
• дата;
• номер;
• заголовок к тексту (краткое содержание, назначение);
• текст;
• подпись;
• визы.

6.1.1.2 Заголовок приказа должен быть сформулирован кратко и точно, отражать его основное содержание: «о назначении…», «о выделении…»‚ «об оплате…», «о внесении…» и т.п.

6.1.1.3 Текст приказа должен состоять из 2-х частей: констатирующей и распорядительной.

6.1.1.4 В констатирующей части текста Приказа излагаются факты, послужившие основанием для издания Приказа, цепи и задачи предписывающих действий.

6.1.1.5 Если основанием для издания Приказа является документ вышестоящего органа управления, то констатирующая часть должна содержать ссылку на него с указанием полного названия документа, даты, номера, заголовка и начинаться словами: «В соответствии…», «На основании…», «Во исполнение….».

6.1.1.6 Распорядительная часть Приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается заглавными буквами. Текст распорядительной части Приказа должен иметь повелительную форму изложения. В нем перечисляются исполнители, предписываемые им действия и сроки исполнения.

6.1.1.7 Пункты нумеруются арабскими цифрами (1, 2, З и т.д.).

Каждый пункт Приказа может начинаться с предписываемого действия с указанием конкретного исполнительного лица.

6.1.1.8 В последнем пункте распорядительной части Приказа указывается должностное лицо (лица), на которое возложен контроль за исполнением данного Приказа, с полным наименованием должности, фамилии и инициалов.

6.1.1.9 При наличии приложений к Приказу они должны быть указаны в тексте перед подписью Генерального директора. Приложения подписываются руководителями, ответственными за их подготовку. Каждое приложение должно иметь номер, точное название, ссылку на дату и номер Приказа.

6.1.1.10 Проект приказа, подготовленный в одном структурном подразделении и затрагивающий интересы другого структурного подразделения, должен быть согласован с последней. Согласование оформляется в виде грифа. Гриф согласования состоит из следующих:

• реквизитов слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия);
• должности лица, с которым согласовывается документ;
• личной подписи;
• расшифровки подписи (инициалов, фамилии);
• даты согласования.

6.1.1.11 Приказ подписывает Генеральный директор или лицо, исполняющее его обязанности.

6.1.1.12 Подписанный Генеральным директором Приказ регистрируется секретарем руководителя, ему присваивается порядковый номер с начала года по журналу регистрации приказов.

6.1.1.13 Приказы по кадровому составу готовят сотрудники Дирекции по персоналу, при этом к порядковому номеру приказа добавляется буква «К». (кадровый приказ).

6.1.1.14 При необходимости лицо, готовившее приказ, обеспечивает документ листом со списком рассылки должностным лицам.

6.1 .1 .15 При визировании документа, кроме личной подписи указывают ее расшифровку, должность визирующего и дату.

6.1.2 Распоряжение оформляется в соответствии с Приложением Б к настоящей инструкции. Распоряжения издают: генеральный директор, директора по функциям управления, руководители структурных подразделений.

Порядок и правила оформления, реквизиты распоряжения изложены в п.6.1.1 настоящей инструкции.

Распоряжения, касающиеся вопросов качества, имеет право подписывать представитель руководства по качеству. Эти документы могут распространяться на руководителей и специалистов, независимо от их подчиненности.

6.1.3 Протокол оформляется в соответствии с Приложением В к настоящей инструкции.

6.1.3.1 Протокол содержит:

• наименование предприятия;
• название вида документа (протокол);
• дату;
• номер;
• текст;
• подписи;
• место составления.

6.1.3.2 Текст протокола состоит из двух частей — вводной и основной. Во вводной части указываются фамилии и инициалы всех присутствующих, а также фамилия и инициалы председателя.

Вводная часть Протокола заканчивается повесткой дня.

6.1.3.3 Основная часть протокола делится на разделы:

в разделе «Слушали» указывают фамилию и инициалы докладчика, и далее краткую, четкую запись выступления. Если текст доклада представлен докладчиком, то пишется — «Доклад прилагается»;

в разделе «Выступили» схема изложения аналогична разделу «Слушали». Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в раздел «Выступили».

6.1.3.4 Раздел «Постановили» строится по схеме: действие исполнитель — срок.

6.1.3.5 Протокол подписывает должностное лицо, назначенное для его ведения или председатель.

6.1.4 Планы, программы по отдельным направлениям деятельности предприятия оформляются в соответствии с требованиями, установленными в соответствующих стандартах предприятия.

6.2 Оформление справочно-информационных документов

6.2.1 Письмо

6.2.1.1 Письмо, направляемое за пределы предприятия, оформляется на бланках, которые имеют установленный состав реквизитов, обеспечивающих его юридическую силу.

6.2.1.2 Письмо составляется в двух экземплярах.

6.2.1.3 Форма бланка для письма с необходимыми реквизитами Приложение Г к настоящей инструкции.

6.2.1.4 Кроме указанных в этой форме реквизитов письмо включает следующее:

• наименование, должность, ФИО получателя;
• адрес получателя;
• текст и подпись.

6.2.1.5 Заголовок к тексту письма должен быть максимально точным и сжатым, располагаться перед текстом письма слева верху. Заголовок формулируется одной общей фразой, он должен отвечать на вопрос «о чем».

6.2.1.6 Если исходящее письмо подготовлено в дополнение к ранее направленному, в заголовке указывается номер и дата первого письма.

6.2.1.7 Текст письма должен состоять из двух логически связанных частей. В первой части производится описание фактов, событий и причин, послуживших основанием для составления письма. Во второй – излагаются выводы, предложения, просьбы, решения по существу вопроса.

6.2.1.8 Письма рекомендуется составлять по каждому вопросу отдельно для ускорения и упрощения их исполнения и обработки.

6.2.1.9 Стиль письма должен быть корректным, деловым в сочетании с простотой и точностью изложения, все данные и факты, о которых сообщается в письме, должны быть проверены.

6.2.1.10 В левом нижнем углу последнего листа письма, или на оборотной стороне листа пишут:

фамилию и инициалы исполнителя, номер его рабочего телефона.

6.2.1.11 Реквизит письма «подпись» состоит из наименования должности, подписи, инициалов, фамилии.

6.2.1.12 Письма от имени предприятия подписываются Генеральным директором или лицом, исполняющим его обязанности.

6.2.1.13 Исключение могут составлять письма, которые разрешено подписывать ответственным исполнителям от имени организации по определенному кругу вопросов, установленных для них должностными инструкциями, нормативными документами или приказом Генерального директора.

6.2.1.14 Визы заинтересованных (согласующих) лиц проставляются на втором экземпляре письма, который остается в предприятии. Если письмо отправляется факсом или по эл. почте визы заинтересованных (согласующих лиц ) собираются на обратной стороне оригинала.

6.2.1.15 Письма по финансовым вопросам подписывает генеральный директор и директор по экономике и финансам.

6.2.1.16 Печать на письма (только финансовые и гарантийные, написанные от имени генерального директора) ставится чуть ниже подписи, так, чтобы захватить небольшую ее часть.

6.2.1.17 При наличии приложения к письму после текста письма указывается: Приложение на __ листах.

6.2.1.18 Если приложений несколько, перечисляются наименования прилагаемых документов и количество листов каждого документа.

6.2.1.19 После подписания письма оно передается секретарю руководителя или помощнику руководителя ОП на регистрацию и отправку.

Второй экземпляр письма остается на предприятии и хранится в деле исходящих писем. если получателю отправляется оригинал

6.2.1.20 Для срочной передачи информации используется система факсимильной связи.

6.2.1.21 Право подписания и отправки факсов имеют генеральный директор, представитель руководства по качеству, директора по функциям управления, а также ответственные исполнители (в рамках своей компетенции).

6.2.1.22 Подготовка факсов, их оформление и отправка производится в соответствии с п.6.2.1.

6.2.1.23 После отправки факсимильного сообщения оно подшивается в соответствующее дело.

6.2.3 Документы, передаваемые по электронной почте

6.2.3.1 Для срочной передачи информации используется система электронной почты.

6.2.3.2 Документ, передаваемый по электронной почте, должен содержать следующие реквизиты:

• наименование предприятия;
• дату сообщения;
• заголовок к тексту (тему) и сам текст;
• подпись (наименование должности, Ф.И.О.) лица, отправляющего сообщение.

6.2.3.3 Регистрацию и архивирование электронных сообщений осуществляет их автор на своем компьютере.

6.2.4 Телефонограмма.

6.2.4.1 Телефонограмма оформляется в соответствии с рекомендованной формой.

6.2.4.2 Телефонограмма оформляется в том случае, если переговоры по телефону необходимо оформить документально.

6.2.4.3 Телефонограмма должна содержать информацию:

• откуда (от кого) и дату поступления;
• номер телефона звонившего, кто передал;
• кто принял, кому предназначена;
• краткое содержание.

6.2.4.4 После передачи (приема) телефонограммы необходимо сверить текст, исполнитель сообщает свою фамилию и телефон для справок. На телефонограмме делается отметка о дате и времени передачи (приема), кем принята (передана) — фамилия.

6.2.4.5 Переданная телефонограмма передается секретарю руководителя для регистрации в журнале и размещения в соответствующее дело.

6.2.4.6 Принятая телефонограмма заверяется подписью принявшего ее, регистрируется секретарем руководителя в установленном порядке и передается адресату.

6.2.5 Докладные и служебные записки

6.2.5.1 Докладные и служебные записки оформляются в соответствии с Приложением Д к настоящей инструкции.

6.2.5.2 Докладные и служебные записки являются формой внутренней переписки и, в зависимости от содержания, могут носить информационный, инициативный или отчетный характер.

6.2.5.3 В докладных и служебных записках излагаются деловые позиции подразделения или должностного лица по какому-либо вопросу. Они могут содержать просьбу, предложения и т.п. и адресоваться не только прямому руководителю.

6.2.5.4 Внутренние служебные записки (докладные) подписываются и составителем и регистрируются в структурном подразделении составителя.

6.2.5.5 Датой служебной записки является дата ее подписания.

6.2.5.6 Текст служебной (докладной) записки должен состоять из двух частей. В первой части должны излагаться факты, послужившие поводом к составлению записки. Во второй части должны содержаться выводы, рекомендации, просьбы, перечень мероприятий и т.п.

6.2.6 Справка

6.2.6.1 Справки подтверждают факты, связанные с трудовой деятельностью отдельных работников и деятельностью предприятия в целом.

6.2.6.2 В справке приводится только констатация фактов, относящихся к определенному отрезку времени, без выводов и предложений.

6.2.6.3 Справки подписывает генеральный директор.

6.2.6.4 Справки финансового характера должны быть подписаны директором по экономике и финансам.

6.2.6.5 Справки с места работы, о трудовом стаже на предприятии составляют сотрудники Дирекции по персоналу и подписывает директор по персоналу. Датой справки является дата ее подписания.

6.2.7 Акты.

6.2.7.1 В зависимости от назначения акты бывают:

• акты приема-передачи;
• акты по результатам расследований, ревизий, проверок состояния -и т.п.;
• акты по результатам проверок деятельности предприятия, подразделения;
• акты списания пришедших в негодность предметов, материалов и т.п.;
• акты расследования несчастных случаев;
• акты испытаний изделий, материалов, оборудования и т.п.

6.2.7.2 Состав реквизитов акта:

• полное наименование организации и место составления акта;
• название документа (Акт) и дата составления;
• номер (Акта) и гриф утверждения;
• заголовок к тексту и сам текст акта;
• отметки о наличии приложений;
• подпись(подписи)

6.2.7.3 Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

6.2.7.4 Во вводной части указывается основание для составления акта и состав комиссии.

6.2.7.5 Основанием для составления акта может быть распорядительный, нормативный документ или устное указание руководства организации.

6.2.7.6 В констатирующей части акта излагают цель составления акта, описывают проделанную работу, фиксируют установленные факты, делают выводы и конкретные предложения.

6.2.7.7 Акт подписывают все лица, участвующие в его составлении.

6.2.7.8 При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается (производят ознакомление) с должностными лицами, деятельность которых отражают в акте.

6.2.7.9 Акт оформляется в соответствии с рекомендованной формой (Приложение Е).

6.3 Общие требования к документам, адресуемым во внешние учреждения, объединения, предприятия и организации или их структурные подразделения.

6.3.1 Наименование организации или ее структурной части указывается в именительном падеже.

6.3.2 При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации или подразделения указывается полностью.

6.3.3 Текст документа допускается подразделять на разделы, подразделы и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами. Номер каждой составной части должен включать в себя все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления.

6.3.4 Приложения к документу должны иметь все необходимые элементы (наименование, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, и т.п.).

6.3.5 Если документ имеет приложения, упомянутые в тексте, то отметку о наличии приложения оформляют по следующей форме:

Приложение: на __листах, в __ экз.

6.3.6 При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами

6.3.7 Документ, требующий утверждения, утверждается либо утверждающей надписью, либо изданием соответствующего распорядительного акта.

6.3.8 На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать предприятия.

6.3.9 Оттиск печати должен захватывать часть слов наименования должности лица, подписавшего документ, или располагаться в месте, имеющем отметку «место печати».

6.3.10 Копии документов заверяются проставлением заверительной надписи «верно», наименования должности работника, заверившего копию, его личной подписи и даты заверения. В случае необходимости ставится соответствующая печать.

7 Доступ к базе документооборота

7.1 Полный доступ к базе документооборота предоставлен секретарю генерального директора.

7.2 Доступ в режиме просмотра предоставлен генеральному директору;

7.3 Директору по управлению проектами, помощнику руководителя ОП полный доступ предоставлен к папке документов относящихся к обособленному подразделению.

8 Управление входящими документами

8.1 Управление входящими документами — это комплекс работ по получению, идентификации, регистрации, доведению до сведения заинтересованных лиц организации, исполнения и хранения входящих документов.

8.2 Все входящие документы, независимо от вида доставки за исключением электронной почты, должны поступать на регистрацию.

Входящие документы, поступившие на предприятие, регистрирует секретарь руководителя. Входящие документы, поступившие в обособленное подразделение предприятия, регистрирует помощник руководителя обособленного подразделения.

Подразделение предприятия, регистрирует помощник руководителя обособленного подразделения.

8.2.1 Сотрудники Организации, которым поступили документы, касающиеся непосредственно работы предприятия, требующие рассмотрения и ответе, должны незамедлительно после прочтения отправить документ на регистрацию секретарю руководителя. Не подлежат регистрации письма, сводки и информация, присланные копии для сведения, рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций, поздравительные письма и пригласительные билеты, печатные издания.

8.2.2 Поступившая корреспонденция рассматривается секретарем руководителя, либо помощником руководителя обособленного подразделения на целостность конвертов и пакетов. Конверты вскрываются (кроме писем, документов, адресованных лично работникам организации). При обнаружении повреждения документов, их отсутствия или отсутствия приложений к ним об этом информируется отправитель.

8.2.3 Конверты, как правило, уничтожаются. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если календарный штемпель на конверте должен служить доказательством времени отправки или получения данного документа или если адрес отправителя указан только на конверте. Обязательно сохраняются и прилагаются к документам конверты с договорными, рекламационными, судебными материалами, претензионными письмами.

8.2.4 Документы разделяются на требующие и не требующие ответа.

8.3 Документы, ошибочно доставленные в организацию, пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

8.4 Корреспонденция сортируется секретарем руководителя, либо помощником руководителя обособленного подразделения на регистрируемую и не регистрируемую.

Нерегистрируемая корреспонденция:

• поздравительные письма и телеграммы;
• пригласительные письма и билеты;
• рекламные материалы и информационные бюллетени.

8.4.1 Корреспонденция регистрируется секретарем руководителя, либо помощником руководителя обособленного подразделения в журнале регистрации.

8.4.2 Журнал регистрации (файл в формате Excel) хранится в базе документооборота размещенной в корпоративной сети.

Форма журнала регистрации приведена 8 Приложение «Ж». Если документ ставится на контроль, об этом делается соответствующая пометка в журнале регистрации.

8.4.3 Ha документе, поступившем в организацию (лицевая сторона первого листа, в правом нижнем углу) ставится штамп, в котором фиксируется дата поступления документа и регистрационный номер по журналу регистрации.

Если к документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка (указывается кол-во листов).

8.4.4 Входящие документы обязательно сканируются. Электронные копии зарегистрированных документов размещаются в базе документооборота.

Документы, касающиеся деятельности ОП помещаются в особую папку.

8.4.5 Входящему документу присваивается имя содержащее дату и входящий номер. Пример: 20160907-0907.

8.4.6 В «Журнале регистрации» на скан документа должна быть сделана гиперссылка.

8.5 Зарегистрированные документы, адресат которых не указан, передаются на рассмотрение Генеральному директору.

8.6 Документы, адресованные лично работнику предприятия, передаются адресату.

8.7 Электронная копия зарегистрированного документа пересылается тому руководителю (исполнителю), в адрес которого он поступил.

8.8 Бумажная версия документа передается в течение рабочего дня.

8.9 В случае не определения заинтересованной службы, документ направляется Генеральному директору.

8.10 Решение руководителя по документам отражается в резолюции. Резолюция состоит из следующих элементов: фамилии исполнителя, содержания поручения, срока исполнения, подписи и даты.

8.11 Если документ требует исполнения несколькими лицами, определяются функции каждого исполнителя.

8.12 После наложения руководителем резолюции документы возвращаются секретарю руководителя.

8.13 Документ с резолюцией сканируется и размещается в базе документов. В Журнале регистрации гиперссылка должна быть заменена на электронную копию документа с резолюцией.

8.14 После этого электронная копия документа направляется исполнителям, указанным в резолюции, бумажная версия документа передается исполнителю в течение рабочего дня.

8.15 Зарегистрированные документы, поступившие в структурные подразделения, там вторично не регистрируются

8.16 Секретарь руководителя, либо помощник руководителя обособленного подразделения осуществляет контроль факта исполнения мероприятия по вынесенной резолюции с последующим занесением статуса выполнения мероприятия в Журнал регистрации (лист «входящие»).

8.17 B случае если результатом исполнения является исходящий документ, его номер фиксируется в графе «контроль».

8.18 В случае, если исполнитель резолюции не исполнил документ в установленный срок, секретарь руководителя, либо помощник руководителя обособленного подразделения обязан напомнить об исполнении документа, а в случае повторного неисполнения ‚- доложить Генеральному директору и Руководителю ОП о неисполнении.

8.19 Вся поступающая корреспонденция обрабатывается в день ее получения. Корреспонденция с пометкой «Срочно» обрабатывается в первую очередь.

8.20 На документах, присланных для сведения или в копии и не требующих ответа, делается надпись «ответа не требуется», в дело.

8.21 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело помещается на нижнем поле первого листа документа.

8.22 Подшивать в Дело неисполненные документы запрещается.

9. Управление исходящими документами

9.1 Порядок прохождения исходящих и внутренних документов состоит в составлении проекта документа, согласовании, визировании, подписании, регистрации и отправке.

9.2 До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель проверяет его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений к документу.

9.3 Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

9.4 Документы отправляемые с предприятия передаются для отправки секретарю руководителя. Документы отправляемые из передаются помощнику руководителя обособленного подразделения.

9.5 Секретарь руководителя, либо помощник руководителя обособленного подразделения проверяет оформление документа:

• наличие бланка, подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе;
• наличие заголовка к тексту, номера и даты документа, на который дается ответ;
• правильность адреса получателя;
• наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился исходящий документ (если это ответ на поступившее письмо);
• наличие печати в тех случаях, когда она полагается.

9.6 Если документ направляется в несколько адресов, при отправке почтовой связью или курьером, на отправку сдается столько экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки всем адресатам, и один экземпляр копии.

9.7 После проверки оформления документ регистрируется в Журнале регистрации (лист «исходящие»). На всех экземплярах документа и его приложениях, проставляется исходящий номер и дата.

9.8 Исходящий документ сканируется и хранится в соответствующей папке на сервере в базе документооборота. Ему присваивается имя содержащее дату и исходящий номер.

Пример: «20163109_ 3109»

9.9 Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа и на всех его приложениях, в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации.

9.10 На копии исходящего документа в левом нижнем углу ставится заверительный регистрационный штамп.

9.11 Если документ, направленный в другую организацию, должен быть возвращен, на нем следует сделать пометку «Подлежит возврату» и такую же пометку сделать в Журнале регистрации графе «Примечание».

9.12 Исходящий документ сканируется и размещается в базе документов в соответствии. В Журнале регистрации на электронную копию должна быть сделана гиперссылка.

9.13 Письма, отправляемые адресату, должны быть вложены в конверт.

Упаковку корреспонденции и маркирование конвертов осуществляет секретарь руководителя.

9.14 Письма могут отправляться Простой, заказной или экспресс почтой.

9.15 Ha документах, отправляемых по факсимильной или электронной связи, после отправки секретарь руководителя, либо помощник руководителя обособленного подразделения делает соответствующую отметку об отправке. Вторые экземпляры писем, факсимильные и электронные сообщения после отправки подшиваются в соответствующие дела, о чем делается запись в журнале регистрации исходящей корреспонденции.

10 Отправка документов

10.1 После регистрации проводится экспедиционная обработка отправляемых документов. Она включает в себя сортировку по адресатам, упаковку в конверты, написание адресов и передачу корреспонденции в почтовое отделение или курьерскую службу доставки.

10.2 Документы подлежат отправке в день их регистрации или не позднее следующего дня. Срочная корреспонденция отправляется незамедлительно.

10.3 Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по электронной почте принимает составитель документа.

10.4 По электронной почте документы отправляются с официального адреса организации.

10.5 После отправки по факсу или электронной почте в правом нижнем углу отправленного документа проставляется соответствующая отметка, например: «отправлено факсом 27.01.2016 в 15.00 час».

11 Формирование дел и хранение документов

11.1 Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

распределение и раскладка документов в дела;

расположение документов внутри дел в определенной последовательности и оформление обложек дел.

11.2 В дело помещаются документы (подлинники или заверенные копии) в одном экземпляре.

11.3 B дело не помещаются документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные, подлежащие возврату.

11.4 B дело должны подшиваться документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Документы постоянного и временного срока хранения следует группировать в отдельные дела.

11.5 B дела группируются документы одного календарного года. Каждое дело должно содержать не более 250 листов (З0-40мм толщины). Приложения присоединяются к тем документам, к которым они относятся. Приложения большого объема следует объединять в отдельные тома.

11.6 Документы внутри дела следует располагать в хронологической и логической последовательности. Такая систематизация в основе своей совпадает с расположением документов по их датам (подписания, поступления или исполнения).

11.7 Переписка систематизируется в такой последовательности:

документ — ответ помещается зa документом-запросом. Если документ-ответ будет исполнен в следующем году, его прилагают к документу-запросу.

11.8 Распорядительные документы предприятия группируются в дела по видам, а внутри вида — в хронологическом порядке, и т. д.

11.9 Секретарь руководителя еженедельно в последний рабочий день недели осуществляет распечатку заполненных листов Журнала регистрации и подшивает их в папку.

12 Организация контроля исполнения документов

12.1 Контролю исполнения подлежат все зарегистрированные документы, содержащие задания (поручения), сроки выполнения заданий (поручений), ФИО исполнителя

12.2 Контроль исполнения включает в себя проверку хода исполнения, учет и анализ результатов и сроков выполнения.

12.3 Сроки исполнения документов определяются генеральным директором исходя из сроков, указанных в документе, или сроков, установленных законодательством.

12.4 B документах, изданных на предприятии, исполнители и сроки определены самим документом.

12.5 Контроль исполнения распространяется на приказы, распоряжения руководства предприятия, руководителей подразделений и распорядительные документы вышестоящих органов управления. По решению Генерального директора, руководителей подразделений контролируется исполнение писем, факсимильных сообщений и т.п.

12.6 Непосредственный контроль исполнения документа осуществляет лицо, назначенное в самом документе.

12.7 Контроль за исполнением внешних документов осуществляют секретарь руководителя и руководители подразделений.

12.8 Ежемесячно, не позднее 5 дней с начала месяца, руководители подразделений и секретарь руководителя предоставляют Генеральному директору сведения по выполнению распорядительных и других документов всеми исполнителями для принятия соответствующих решений.

12.9 Порядок контроля исполнения других видов документов изложен, как правило, в самих документах и внутренних нормативных документах, устанавливающих требования к ним (протоколы совещаний, решения, программы качества, планы мероприятий).

13 Систематизация и организация хранения документов

13.1 Составление Номенклатуры дел предприятия.

13.1 .1 Номенклатура дел предприятия необходима для:

• распределения документов по делам в соответствии с их назначением;
• идентификации документов и дел;
• установления сроков хранения служебных документов.

13.1.2 Разработку номенклатуры для предприятия организует секретарь руководителя. Номенклатура дел оформляется в соответствии с рекомендованной формой.

13.1.3 По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве фактически заведенных дел.

13.2 Систематизация документов в делах.

13.2.1 B дела формируются исполненные (закрытые) документы.

Неисполненные или подлежащие возврату документы группировать в делах запрещается. Они передаются на исполнение или на решение руководителя.

13.2.2 Документы хранятся в папках, исключающих утерю, порчу документов при хранении, в шкафах, на стеллажах, полках.

13.2.3 Каждое дело формируется объемом не более 250 листов.

Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке.

13.2.4 Распорядительные документы (приказы, указания, распоряжения) группируются в делах по видам, номерам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.

13.2.5 He допускается включение в дело документов, не имеющих отношения к нему, а также черновиков, копий подлинников, имеющихся в деле и документов, подлежащих возврату.

13.2.6 Каждое дело должно иметь опись находящихся в нем документов.

13.2.7 Дела, законченные делопроизводством, хранятся отдельно от текущих дел.

13.2.8 Направление дел в архив осуществляется в январе месяце каждого года.

13.3 Передача дел в архив предприятия.

13.3.1 C момента заведения до сдачи в архив или уничтожения дела хранятся в структурных подразделениях.

13.3.2 В архив предприятия передаются дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения не менее чем через год после завершения их в текущем делопроизводстве. Дела временного срока хранения (до 10 лет) передаются в архив по усмотрению руководителя предприятия и степени загруженности архивохранилища.

13.3.3 Сдача дел в архив осуществляется по утвержденному графику.

13.4 Обеспечение сохранности документов.

13.4.1 Руководители структурных подразделений, работники, ответственные за ведение делопроизводства, должны обеспечивать сохранность документов и несут ответственность за сохранность документов и дел.

13.4.2 Дела с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи в архив или уничтожения могут храниться как в рабочих комнатах, так и в специально отведенных пригодных и закрывающихся помещениях. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах, обеспечивающих сохранность документов.

13.4.3 Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя предприятия и с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.