Администрация
I. Общие положения
1. Специалист по административным вопросам относится к категории специалистов.
2. На должность специалиста по административным вопросам назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и опыт работы в административно-хозяйственной деятельности.
3. Специалист по административным вопросам осуществляет работу по хозяйственному обслуживанию администрации и персонала предприятия.
3.1. Обеспечивает сохранность хозяйственного инвентаря, его восстановление и пополнение, а также соблюдение чистоты в помещениях и на закрепленной территории.
3.2. Следит за состоянием помещений и принимает меры по своевременному их ремонту.
3.3. Обеспечивает работников спецодеждой и предметами хозяйственного обихода.
3.4. Вносит замечания и отслеживает работу обслуживающего персонала.
4. Назначение на должность начальника специалиста по административным вопросам и освобождение от нее производится приказом генерального директора.
5. На время отсутствия специалиста по административным вопросам (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
6. Специалист по административным вопросам подчиняется непосредственно старшему офис-менеджеру.
7. Специалист по административным вопросам может быть уволен:
- по личному заявлению;
- по инициативе администрации.
II. Должностные обязанности
Специалист по административным вопросам:
1. Определяет потребность и производит расчеты на необходимые персоналу организации униформы, наличия места и шкафов для раздевалок, мебели и запасных частей для офисной мебели, расходов на содержание, поддержание и ремонт помещений.
2. Обеспечивает контроль за рациональным использованием униформы и материальных ценностей предприятия в соответствии с установленными нормами.
3. Обеспечивает исправное содержание рабочих мест предприятия. Исполняет по заявкам от руководителей подразделений их поддержание и организацию новых рабочих мест.
4. Контролирует соблюдение работниками предприятия правил и норм по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности, а также контролирует и инициирует наличие табличек по пожаробезопасности и необходимых средств пожаробезопасности.
5. Содержит здания и помещения предприятия в надлежащем состоянии в соответствии с действующими санитарно-гигиеническими и противопожарными нормами и правилами.
6. Контролирует исправность оборудования в помещениях (освещения, систем отопления, вентиляции, сантехники и др.).
7. Формирует текущие и перспективные планы реконструкции и текущего ремонта зданий, помещений.
8. Готовит документы, необходимые для заключения договоров на приобретение оборудования, оргтехники, мебели, хозтоваров.
9. Осуществляет материально-техническое обслуживание совещаний и иных мероприятий.
10. Ведет учет по имеющимся материальным ценностям в подразделениях.
11. Участвует в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей предприятия.
12. Участие в приеме и увольнении сотрудников предприятия для обеспечения их униформой и необходимыми инструментами.
III. Права
Специалист по административным вопросам имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. Осуществлять взаимодействие с руководителями структурных подразделений предприятия.
4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
6. Вносить предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей пожарной дисциплины.
7. Давать структурным подразделениям предприятия указания по обеспечению сохранности инвентаря, оргтехники, мебели, соблюдению противопожарных норм и правил.
8. Требовать соблюдение правил складирования и хранения материальных ценностей на закрепленных за ними территориях.
9. Требовать и получать от всех структурных подразделений отчеты о расходе товарно-материальных ценностей.
10. Самостоятельно вести переписку по вопросам хозяйственного и социально-бытового обеспечения предприятия.
IV. Ответственность
Специалист по административным вопросам несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовными и гражданским законодательством РФ.
3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
Должностная инструкция разработана в соответствии с :
- Трудовым Кодексом РФ, с учетом изменений и дополнений.
- Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 21.08.98 г. «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» №37.
- Уставом предприятия.
- Документами СМК предприятия.