Должностная инструкция специалиста по административным вопросам

Администрация

I. Общие положения

1. Специалист по административным вопросам относится к категории специалистов.

2. На должность специалиста по административным вопросам назначается лицо, имеющее среднее профессиональное  образование и опыт работы в административно-хозяйственной деятельности.

3. Специалист по административным вопросам осуществляет работу по хозяйственному обслуживанию администрации и персонала предприятия.

3.1. Обеспечивает сохранность хозяйственного инвентаря, его восстановление и пополнение, а также соблюдение чистоты в помещениях и на закрепленной территории.

3.2. Следит за состоянием помещений и принимает меры по своевременному их ремонту.

3.3. Обеспечивает работников спецодеждой и предметами хозяйственного обихода.

3.4. Вносит замечания и отслеживает работу обслуживающего персонала.

4. Назначение на должность начальника специалиста по административным вопросам и освобождение от нее производится приказом генерального директора.

5. На время отсутствия специалиста по административным вопросам (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

6. Специалист по административным вопросам подчиняется непосредственно старшему офис-менеджеру.

7. Специалист по административным вопросам может быть уволен:

  • по личному заявлению;
  • по инициативе администрации.

II. Должностные обязанности

Специалист по административным вопросам:

1. Определяет потребность и производит расчеты на необходимые персоналу организации униформы, наличия места и шкафов для раздевалок, мебели и  запасных частей для офисной мебели, расходов на содержание, поддержание и ремонт помещений.

2. Обеспечивает контроль за рациональным использованием униформы и материальных ценностей предприятия в соответствии с установленными нормами.

3. Обеспечивает исправное содержание рабочих мест предприятия. Исполняет по заявкам от руководителей подразделений их поддержание и организацию новых рабочих мест.

4. Контролирует соблюдение работниками предприятия правил и норм по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности, а также контролирует и инициирует наличие табличек по пожаробезопасности и необходимых средств пожаробезопасности.

5. Содержит здания и помещения предприятия в надлежащем состоянии в соответствии с действующими санитарно-гигиеническими и противопожарными нормами и правилами.

6. Контролирует исправность оборудования в помещениях (освещения, систем отопления, вентиляции, сантехники и др.).

7. Формирует текущие и перспективные планы реконструкции и текущего ремонта зданий, помещений.

8. Готовит документы, необходимые для заключения договоров на приобретение оборудования, оргтехники, мебели, хозтоваров.

9. Осуществляет материально-техническое обслуживание совещаний и иных мероприятий.

10. Ведет учет по имеющимся материальным ценностям  в подразделениях.

11. Участвует в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей предприятия.

12. Участие в приеме и увольнении сотрудников предприятия для обеспечения их униформой и необходимыми инструментами.

III. Права

Специалист по административным вопросам имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. Осуществлять взаимодействие с руководителями структурных подразделений предприятия.

4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

6. Вносить предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей пожарной  дисциплины.

7. Давать структурным подразделениям предприятия указания по обеспечению сохранности инвентаря, оргтехники, мебели, соблюдению противопожарных норм и правил.

8. Требовать соблюдение правил складирования и хранения материальных ценностей на закрепленных за ними территориях.

9. Требовать и получать от всех структурных подразделений отчеты о расходе товарно-материальных ценностей.

10. Самостоятельно вести переписку по вопросам хозяйственного и социально-бытового обеспечения предприятия.

IV. Ответственность

Специалист по административным вопросам несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовными и гражданским законодательством РФ.

3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

Должностная инструкция разработана в соответствии с :

  • Трудовым Кодексом РФ, с учетом изменений и дополнений.
  • Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 21.08.98 г. «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» №37.
  •  Уставом предприятия.
  • Документами СМК  предприятия.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: