1 Область применения
Настоящий стандарт регламентирует взаимодействие и ответственность подразделений при оценке поставщиков; порядок расчета бальных оценок и основные формы документирования, расчета; порядок применения результатов оценки.
Стандарт разработан директором по закупкам и логистике.
2 Определения
В данном Стандарте предприятия использованы термины и определения:
Категория поставщика (A,B,C,D) — сравнительная характеристика степени соответствия поставщика требованиям предприятия по обеспечению качества поставок:
- одобренный поставщик (ранг А);
- приемлемый поставщик (ранг В);
- резервный (ранг С);
- неприемлемый (ранг D).
- Несоответствие — невыполнение требования.
Общая оценка поставщика — количественная оценка поставщика по всем показателям качества за определенный период времени.
Оценка поставщика — постоянно действующая процедура сбора информации о деятельности поставщика в области качества и формирования на ее основе количественной, выраженной в балах, и сравнительной, выраженной в терминах категорий, характеристик поставщика.
Перспективность поставщика — количественная характеристика, отражающая потенциал поставщика.
Показатели качества — установленные предприятием и измеряемые в баллах показатели уровня качества поставляемой продукции, уровня организации поставок, степени лояльности и перспективности поставщика, от которых зависит уровень качества конечной продукции и затраты на качество.
Степень лояльности поставщика — количественная характеристика, отражающая приверженность поставщика интересам предприятия и готовность выполнять его требования.
Уровень качества поставок — количественная характеристика, отражающая фактический уровень несоответствий, обнаруженных на входном контроле, в процессе производства и при эксплуатации собранных изделий по сравнению с ожидаемым.
Уровень организации поставок — количественная характеристика, отражающая своевременность и ритмичность поставок, выполнение требований по замене забракованной продукции.
3 Обозначения и сокращения
- ДЗП — дирекция по закупкам и логистике
- ДПК — директор по качеству;
- СПЗ – специалист по закупкам;
- ООП — общая (итоговая) оценка поставщика
- ОП — основной поставщик
- ПП — потенциальный поставщик
- ПК — показатель качества
- ТД — техническая дирекция
4 Общие положения
4.1 Обеспечение выполнения требований к качеству закупаемых продуктов и материалов и условиям их поставки осуществляется путем:
1) определения требований к поставщикам;
2) проведения оценки поставщиков на основании объективных данных;
3) выбора поставщиков, способных поставлять продукцию в соответствии с требованиями;
4) наблюдения за поставщиками и способствованию их развития;
5) оперативного реагирования на отклонения от требований.
4.2 Ответственность за процедуру оценки и выбора поставщиков несет Директор по закупкам и логистике предприятия.
4.4 Комментарии к блок-схеме
4.4.1 Блок1 –
По результатам анализа коммерческого предложения от ПП Директором по закупкам и логистике принимается решение о возможности дальнейшей работы с ПП. При положительном решении представителю ПП направляется для заполнения анкета поставщика по форме Приложения А.
Основные критерии первичной оценки ПП представлены в Приложении А.
Представитель ПП, в течение 10 рабочих дней с момента получения анкеты, заполняет все пункты анкеты, кроме расчетных, и перенаправляет ее потребителю. Заместитель директора по закупкам и логистики проводит анализ анкеты и рассчитывает итоговую оценку.
примечание 1. поставщик может быть однозначно предписан потребителем продукции предприятия (в этом случае отсутствует возможность первоначального выбора поставщика и его последующего изменения без документально подтвержденного согласия потребителя продукции). При этом поставщик предприятия не освобождается от полной ответственности за качество поставляемой продукции.
4.4.2 Блок 2-
В случае получения ПП оценки менее 60 % Заместителем директора (по закупкам и логистике инициируется проведение внешнего аудита с целью уточнения указанных в анкете поставщика сведений. Дата проведения аудита согласуется с представителем ПП и вносится в Программу развития поставщиков по форме Приложения Б
Состав аудиторской группы согласуется с Директором по, качеству и утверждается Заместителем директора по закупкам и логистике.
4.4.3 Блок З-
В установленные сроки у ПП проводится аудит с заполнением бланка «Аудит складов поставщика (состояние буферных запасов)» (Приложение В) и заполняется Анкета поставщика (Приложение A).
4.4.4 Блок 4-
При получении на основе собранной информации ПП положительной оценки (не менее 60 %) и условии предоставления комплекта документов PPAP Директором по закупкам совместно с Заместителем директора по ‚закупкам принимается решение о введении (выборе) нового поставщика (при необходимости. к данному процессу привлекаются сотрудники служб Директора по качеству и Технического директора).
При положительном решении Потенциальный Поставщик признается Основным Поставщиком и ему присваивается категория/ранг в соответствии с классификатором (Приложение А). C ОП может быть заключен договор на поставку.
4.4.5 Блок 5-
Целью развития поставщиков является снижение риска появления проблем с поставками комплектующих, материалов и предоставляемыми услугами посредством улучшения процессов поставщиков, постоянного улучшения их СМК, а также выполнения ими специфических требований, присущих автомобильной промышленности.
4.4.5.1 Средствами развития поставщиков являются:
Положения договоров и контрактов (соглашения o качестве).
Обучение специалистов поставщика.
Аудиты, посещения, беседы.
Корректирующие, предупреждающие действия, согласование совместных программ.
Привлечение к новым проектам.
Информирование поставщиков o сравнительной с другими поставщиками оценке.
Планируемые мероприятия для улучшения поставщиков согласуются с Директором по закупкам, с Директором по качеству и отражаются в программе развития поставщиков (Приложение 5).
4.4.5.2 Аудиты поставщиков ранга «А» проводятся 1 раз в год.
Аудиты поставщиков ранга «В» проводятся 2 раза в год.
Аудиты поставщиков ранга «С» проводятся 3 раза в год только при условии заключения с ними договоров на поставку.
Аудиты поставщиков ранга «D» не проводятся.
При выявлении несоответствий и не подтверждении результативности действий по их устранению, аудиты могут проводиться большее количество раз.
Проведение аудитов у поставщиков ранга «С» или «D» могут инициироваться решением Директора по закупкам и логистике в рамках переоценки или с целью развития.
Результаты оценки и замечания по проведенному аудиту в виде копии заполненной формы (Приложение В) должны отправляться поставщику в течение 7 рабочих дней, после проведения аудита.
4.4.6 Блок 6-
Поставщики наблюдаются в течение всего периода поставки закупаемого продукта.
Наблюдения производятся по следующим основным направлениям:
Наблюдения за качеством обслуживания поставок, основные из которых:
- выполнение графиков, сроков, количества и комплектации поставок;
- количество сбоев;
- дополнительные транспортные расходы;
- качество обслуживания;
- наличие согласованного запаса продукции на складе и т.д.
4.4.6.1 Наблюдение качества поставляемой продукции осуществляется с помощью одного или нескольких методов (определенных в плане управления), на основании анализа результатов которых производится оценка статистических данных.
Наблюдения производятся одним или несколькими нижеприведенными методами:
- входной контроль качества;
- аудит производственных участков своими силами или сертифицирующим органом;
- оценка пр0дукта аккредитованными лабораториями;
- иным способом.
4.4.6.2 Определение методов осуществляется в рамках проектирования производственных процессов, под управлением руководителя соответствующего проекта. Наблюдение за несоответствиями у потребителя (рекламации потребителей, по вине поставщиков компонентов и материалов).
4.4.6.3 Сбор и регистрацию данных для оценки поставщиков осуществляют работники подразделения ДЗЛ и ДПК в процессе своей деятельности, согласно матрице ответственности, приведенной в Приложении Г.
Ответственные за предоставление данных, необходимых для проведения оценки поставщиков, ежемесячно, до 5 числа месяца следующего за отчетным периодом, направляют Директору по закупкам или его заместителю.
На основе полученных данных проводится ежемесячная оценка каждого поставщика с помощью показателя качества рассчитываемого в соответствии с Приложением Д.
Поставщики раз в квартал информируются о результатах оценки за три месяца.
На основании данных ежемесячной оценки поставщиков ведется статистика за год по форме Приложения Е.
При отрицательном тренде оценки в течение 3-х месяцев специалист по закупкам информирует Директора по закупкам, который проводит анализ результатов наблюдений за отчетный период с целью выявления причины отрицательной оценки. В результате проведенного анализа планируются мероприятия.
Обзор реализации запланированных мероприятий и программы развития поставщиков проводится на регулярных совещаниях с участием Генерального директора.
По истечению календарного года Заместитель директора по закупкам и логистике проводит оценку перспективности и лояльности поставщика по форме приложения Ж.
4.4.7 Блок 7-8
По истечению календарного года Начальник отдела проводит переоценку поставщиков. Он рассчитывает ООП и присваивает категорию/ранг поставщику в соответствии с Приложением И, заполняет «Отчет по результатам оценки поставщиков за год » согласно Приложению Л. На основании «Отчета по результатам оценки поставщиков за год» формируется реестр основных поставщиков на следующий год.
Внеочередная переоценка может проводиться в следующих случаях:
- несоответствие по уровню PPM.
- изменение структуры или места производства у поставщика.
- при начале поставок новых продуктов или групп продуктов.
- при прочих исключительных случаях.
Несоответствие по уровню РРМ является определяющим фактором для решения о внеплановой переоценке, при этом рекомендуется следующий порядок действий. При несоответствии по итогам поставок в течение 3-х месяцев у поставщика запрашивается план корректирующих действий. При несоответствии по итогам поставок B течение 6-и месяцев принимается решение о проведение аудита у поставщика или совместном совещании с представителем поставщика. По итогам аудита (совещания) составляется двухсторонний протокол, в котором должен быть отражен план корректирующих действий.
По решению директора по закупкам и логистике ранг данного поставщика может быть пересмотрен во внеочередном порядке.
При несоответствии по итогам поставок в течение 9 месяцев:
- Сокращаются объемы закупаемой продукции у данного поставщика;
- Директором по закупкам и логистике принимается решение о необходимости поиска альтернативного поставщика;
- Во внеочередном порядке пересматривается ранг данного поставщика;
При несоответствии по итогам поставок в течение 12-и месяцев:
- По возможности прекращается закупка продукция у данного поставщика;
- Поставщику присваивается ранг D (худший).
Директор по закупкам и логистике представляет Генеральному директору «Отчет по результатам оценки поставщиков» по форме Приложения Л не позднее 30 января, следующего за отчетным периодом. Ежегодно до 30 января Директор по закупкам и логистике или начальник отдела информирует поставщика о категории /ранге‚ присвоенной ему по итогам работы за предыдущий год.
Примечание 1. Категория поставщика может изменяться в связи с изменением требований предприятия к поставщикам.
Поставщики ранга «А» и «В» признаются ОП.
Поставщики ранга «С» признаются ОП на рассматриваемую позицию для поставок только в случае отсутствия поставщиков ранга «А» и «В».
В случае если поставщик ранга «С» на одну позицию несколько, ОП признается поставщик, имеющий более высокую ООП. При этом поставщиком совместно с потребителем составляется план корректирующих действий, коррекция и проверка результативности которого осуществляется при проведении аудитов.
При повторном получении ОП ранга «С», и в случае, если поставщик не монополист, инициируется выбор нового поставщика.
Поставщики ранга «D» могут быть признаны ОП только в случае, если они монополисты. В остальных случаях к поставщикам ранга «D» применяют меры управления различной жесткости, в т.ч. может инициироваться выбор нового поставщика.
Окончательное решение по действия в отношении поставщиков рангов «С» и «В»‚ занимающих монопольное положение на рынке, принимаются на совещании с участием Генерального директора, Директора по закупкам и логистике, Директора по качеству, Технического директора и Директором по экономике и финансам. Результаты совещания регистрируются в протоколе.
Среди ОП с целью заключения ежегодных договоров, на поставку комплектующих проводится тендер, при этом предпочтение отдается поставщикам ранга «А».
4.4.8. B случае наличия в Договорах подряда применения материалов Заказчика(давальческого сырья), выбор и оценка поставщика не требуется.
При проведении закупок Через Заказчика руководствоваться его стандартами
Руководящий документ. Одобрение производства автомобильных компонентов, руководящий документ по применению руководства РРАР):
Уровень 1. Только заявка (для интерьерных изделий дополнительно отчет о согласовании внешнего вида). (Минимальные требования для поставщиков вспомогательных и упаковочных материалов).
Уровень 2. Заявка с образцами продукции и ограниченным набором подтверждающих данных. (Данный уровень представления для поставщиков, являющихся дистрибьюторами)
Уровень 3. Заявка с образцами продукции и полным набором подтверждающих данных. (Данный уровень представления для Поставщиков, являющихся производителями).
Уровень4. Заявка и другие требования, установленные предприятием
B течение 10 рабочих дней с момента получения запроса представитель ПП обязан предоставить комплект документов. РРАР.
Раз в год y поставщиков запрашивается подтверждения об отсутствии недокументированных изменений (в конструкции, технологическом процессе или месте производства) поставляемой продукции в виде информационного письма.
Примечание 1. При внесении изменений в поставляемую продукцию Поставщик обязан предоставить комплект документов РРАР
Примечание 2. Несмотря на уровень представления, должны сохраняться все записи-РРАР, все время пока часть активна‚ плюс один календарный год.
