Предисловие
Настоящая инструкция устанавливает порядок поступления и оформления книг и периодических подписных изданий. Инструкция разработана БУСК.
Введена впервые.
1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Процедура поступления и оформления книг и подписных изданий на предприятие включает в себя:
1. Определение потребности.
2. Принятие решения о приобретении.
3. Порядок оформления.
3.1 Действия с центральным складом.
3.2 Действия с бухгалтерией.
3.3 Ведение и учет книжного фонда.
3.4 Выдача книг читателям.
2 ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ КНИГ
2.1 Определение потребности и принятие решения о приобретении.
Прежде чем сделать заказ на книгу необходимо убедиться, что данной книги нет на предприятии. Для выяснения этого вопроса необходимо обратиться к библиотекарю. По электронному инвентарю библиотекарь определяет наличие ее на предприятии. В том случае если книга отсутствует, работник завода оформляет служебную записку на приобретение книги. Служебная записка обязательно визируется у директора по направлению, библиотекаря и передается на подпись генеральному директору.
При получении согласия генерального директора инициатор приобретения книги получает в бухгалтерии деньги под отчет на приобретение книги или предоставляет в бухгалтерию документы, если оплата производится безналичным переводом.
2.2 Действия с Центральным складом
2.2.1 Книги по заказу поступают на центральный склад. Передаются в библиотеку.
2.2.2 Книга, приобретенная самостоятельно за наличный расчетработником завода, ставится на учет в библиотеку. На основании чека и товарногочека библиотекарь выписывает приходный ордер. Работник завода прикладывает приходныйордер к авансовому отчету и отчитывается в бухгалтерии.
2.3 Действия с бухгалтерией.
2.3.1 Оформляются финансовые документы по отчету за полученные книги:
а) требование (по форме М-11);
б) приходный ордер (по форме М-4).
Бухгалтерия присваивает книге номенклатурный номер. В конце каждого месяца библиотекарь сдает в бухгалтерию реестр поступлений.
В конце года проводит инвентаризацию фонда.
2.4 Ведение и учет книжного фонда.
2.4.1 Поставить книгу на учет:
а) занести в компьютер в «электронный инвентарь» и присвоить ей инвентарный номер;
6) указать автора, название книги, год;
в) указать номенклатурный бухгалтерский номер.
2.4.2 Оформляется карточка движения документа, в ней указывается:
а) инвентарный №;
6) номенклатурный;
в ) автор;
г) название;
д) год издания;
е) цена книги.
2.4.3 Оформление книги: поставить инвентарный номер и печать «Библиотека предприятия»» на титульном листе и на 17 стр., классифицировать книгу в соответствующий номер (указать шифр в правом верхнем углу).
2.5 Выдача книг читателям
2.5.1 При выдаче книги заполняются графы в карточке:
1)дата выдачи;
2) кому выдана книга;
3) место работы;
4) подпись абонента.
Карточка ставится в картотеку читателей и числится за ‚тем читателем, кто ее взял.
В электронном инвентаре указать:
1) дата выдачи книги;
2) кому ( Фамилия, Имя, Отчество);
3) место работы.
2.5.2 При возврате книги в карточке указывается дата и роспись библиотекаря. Карточка вкладывается в книгу и ставится на полку соответствующий номеру (см. шифр на книге). В электронном инвентаре отмечается, что книга находится в библиотеке. В случае утери книги читатель обязан возместить ее стоимость или книгу равноценную по содержанию.
При увольнении необходимо вернуть книгу в библиотеку, только в этом случае библиотекарь подписывает обходной лист.
3. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПОДПИСНЫХ ПЕРИОДИЧЕСКИХ ИЗДАНИИ (ГАЗЕТЫ, ЖУРНАЛЫ)
3.1 Подписка оформляется один раз в полугодие с 1 апреля по 25 мая и с 1 сентября по 25 ноября. На декадном совещании руководителям подразделений секретарь объявляет о начинающейся подписной компании на периодические издания.
В первое полугодие с 1 по 15 апреля подразделения сдают библиотекарю перечень тех изданий, которые требуются их отделу, во второе полугодие с 1 сентября по 15 октября. Перечни в обязательном порядке согласовываются с директорами по направлениям.
3.2 По заявкам составляется перечень периодических изданий.
Данный перечень отправляется по факсу в отдел редакции.
Из редакции перечень на периодику возвращается с указанием цен на каждое издание. Библиотекарь подводит итоговую сумму и направляет на подпись Генеральному директору и Директору по экономике и финансам.
После согласования и утверждения перечень направляется в редакцию по факсу и на завод высылается счет.
3.3 Газеты и журналы по почте поступают в приемную директора и адресуются библиотекарю.
Библиотекарь ставит на учет периодические издания, регистрирует в картотеке газет и журналов в соответствии с требованиями граф:
название издания, номер, дата выдачи, кому выдано данное издание с росписью ответственного и указанием телефона.
3.4 Периодическое издание необходимо вернуть в библиотеку после того, как с ним ознакомились. Срок ознакомления не более 1 месяца.
3.5 Список имеющихся периодических изданий вывешивается в библиотеке.
3.6 При увольнении газету или журнал необходимо вернуть в библиотеку.