Стандарт предназначен для организации планирования и проведения внутренних аудитов (проверок) на предприятии и служит руководством для их участников.
Стандарт разработан службой БУСК.
При его разработке учтены требования ISO/TS 16949 раздел 8.2.2 «Внутренние аудиты».
Система Менеджмента Качества предприятия должна соответствовать:
В целях подтверждения того, что Система Менеджмента Качества внедрена результативно и поддерживается в рабочем состоянии на предприятии проводятся внутренние аудиты.
Основными организационными принципами внутреннего аудита являются:
Целью данного стандарта является установление основных положений, касающихся разработки процедуры проведения внутренних аудитов.
Настоящий стандарт регламентирует порядок проведения внутренних аудитов (проверок) в подразделениях организации.
Настоящий стандарт служит руководством для специалистов, осуществляющих внутренние аудиты (проверки), и обязателен для выполнения всеми структурными подразделениями предприятия.
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:
В данном стандарте предприятия использованы следующие термины и определения:
Примечание: Один из членов аудиторской группы назначается руководителем аудиторской группы.
отсутствие или полное несоответствие СМК установленным требованиям. Несколько малозначительных несоответствий по одному требованию могут вместе рассматриваться как значительное несоответствие;
любое несоответствие, которое могло бы привести к отгрузке несоответствующей продукции. Состояние, которое может обусловить отказ или значительно понизить полезность продукции или услуг для предполагаемого применения;
несоответствие, которое реально или потенциально может вызвать отказ системы качества или значительное снижение ее способности управлять процессами и качеством продукции.
Примечание: У несоответствия может быть несколько причин. Корректирующее действие предпринимается для предотвращения повторного возникновения события, тогда как предупреждающее действие — для предотвращения возникновения события.
Примечание: Коррекция может осуществляться в сочетании с корректирующим действием. Коррекция может включать, например переделку или снижение градации.
Оно может быть:
Примечание: Специальные знания и навыки связаны с организацией, процессами и деятельностью, подвергаемыми аудиту. Технический эксперт не является аудитором в группе по аудиту.
5.1 Внутренние аудиты (проверки) позволяют решать следующие задачи:
5.2 Внутренние аудиты (проверки) проводят через запланированные интервалы во всех рабочих сменах. Цель аудитов установить, что СМК предприятия соответствует:
5.3 Внутренние аудиты (проверки) проводятся:
5.4 Проводят следующие виды аудитов:
5.5 Внутренние аудиты проводятся с использованием Чек-листов (приложение А).
5.6 Ответственным лицом за функционирование процедуры «Внутренние аудиты» является Представитель руководства в СМК.
Представитель руководства в СМК:
5.7 Специалисты проходят обучение в соответствии с СТО по основам проведения внутреннего аудита.
5.8 Ежегодно составляется Реестр внутренних аудиторов и специалистов, привлекаемых к проведению внутренних аудитов. Реестр утверждается Представителем руководства в СМК и актуализируется по мере необходимости.
Форма Реестра и перечень требований к квалификации, опыту и личным качествам аудиторов приведены в приложении 5.
5.9 При проведении внутреннего аудита (проверки) назначается руководитель аудиторской группы. Функции и полномочия руководителя аудиторской группы приведены в приложении Б.
6.1 Объектами внутренних аудитов (проверок) являются:
6.2 Аудит Системы ориентирован на систему в целом, при его проведении проводят оценку процессов, процедур, требований СМК.
Цель аудитов системы — оценка точного выполнения установленных процедур СМК и возможность обнаружения областей для улучшения.
6.3 Аудит производственных процессов ориентирован на технологические процессы изготовления продукции. При его проведении проверяются конкретные производственные процессы, с целью определения их результативности, (соответствия установленным требованиям).
Данные аудиты проводятся по ежегодному графику технологами ТБ и КТС цехов и работниками службы качества.
6.4 Аудит продукции ориентирован на саму выпускаемую продукцию. Его проводят по серийной продукции при периодических испытаниях в измерительной и испытательной лабораториях.
Для периодических испытаний ежегодно составляется график. При аудите продукции проверяется ее соответствие установленным требованиям, в том числе геометрические размеры, функциональность, упаковка и маркировка.
6.5 Принципы проведения аудита
Аудит строится на следующих принципах, позволяющих получить информацию, которая используется для улучшения существующих характеристик:
6.5.1 Этичное поведение — основа профессионализма.
При проведении аудита заинтересованные стороны должны быть осмотрительны, нести ответственность за свои действия и выполнять возложенные обязанности честно, неподкупно, сохраняя полученные в ходе работы сведения в конфиденциальности. В случае, когда проверяемая деятельность носит конфиденциальный характер, аудитор должен иметь допуск на участие в этой работе.
6.5.2 Беспристрастность — обязательство представлять правдивые и точные отчеты;
Выводы аудитов, заключения по результатам аудита и записи должны правдиво и точно отражать проделанную работу. Неразрешенные противоречия между аудиторской группой и проверяемым подразделением, неопределенности и/или любые встретившиеся препятствия при проведении аудита, которые могут уменьшить достоверность заключений по аудиту указываются в отчете по аудиту.
6.5.3 Профессиональная осмотрительность — прилежание и умение принимать правильные решения при проведении аудита.
Подбор аудиторской группы осуществляется таким образом, чтобы аудиторы обладали всеми необходимыми знаниями и имели соответствующие навыки для проведения конкретного аудита. Если все необходимые для проведения аудита знания и навыки не обеспечиваются полностью аудиторами, то недостающие знания могут быть восполнены привлечением технических экспертов.
6.5.4 Независимость — основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудита.
Аудиторы не должны быть заинтересованы в результатах аудита и должны констатировать факты объективно и беспристрастно. Подбор аудиторских групп проходит таким образом, чтобы их участники не проверяли свою собственную деятельность и были независимы от лиц, ответственных за проведение проверяемой деятельности.
6.5.5 Подход, основанный на свидетельстве — основа для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита в процессе систематического аудита.
В связи с тем, что аудит осуществляется в ограниченный период времени и с ограниченными ресурсами, свидетельство аудита основано на выборках проанализированной информации, следовательно, аудитор должен обладать навыками статистического мышления, чтобы иметь возможность представить увиденную картину в целом, а затем ее оценить и представить заключение по результатам аудита.
7.1 Проект графика проведения внутренних аудитов (проверок) разрабатывается руководителем БУСК по форме приложения В.
7.2 При формировании графика учитываются факторы, изложенные в разделах 5.2, 6.2- 6.4, предложения, поступившие до 1 декабря в БУСК, от заинтересованных лиц, и данные по несоответствиям в продукции, процессах и СМК, в том числе установленные по результатам предыдущих проверок. Обязательно учитывается количество рабочих смен на предприятии. При этом каждый процесс СМК подвергается проверке как минимум один раз в год.
Внеплановые внутренние аудиты (проверки) вносятся в свободные графы с указанием даты и причины проведения.
7.3 График проведения внутренних аудитов согласовывается с Представителем Руководства и утверждается Генеральным директором предприятия не позднее 25 декабря текущего года на предстоящий год.
7.4 Руководители процессов (служб, подразделений) уведомляются о сроках проведения запланированных внутренних аудитов согласно утвержденному графику посредством электронной почты и телефонной связи за три дня до проведения аудита. Вместе с уведомлением передаются чек-листы с контрольными вопросами.
7.5 Возможно отклонение в объектах проверок, связанное с необходимостью проведения внеплановых аудитов. Они проводятся в случаях появления отклонений, массового выпуска дефектной продукции, изменений в технологии изготовления продукции, освоения новых изделий, значительных изменений в организационной структуре управления предприятия.
При поступлении предложений, требований от; Потребителей, решение о проведении внепланового аудита принимается Генеральным директором по представлению Представителя Потребителя и оформляется приказом по предприятию.
В данном случае уведомление о внеплановом аудите осуществляется аналогично п.7.4.
7.6 На основании графика внутренних аудитов при необходимости составляют программу аудита.
Программа аудита (Приложение Г) содержит: время проведения проверки, распределение обязанностей среди членов аудиторской группы, график проверки, перечень объектов и элементов аудита.
Необходимость составления программы аудита зависит от его объема и определяется руководителем аудиторской группы.
Возможно, информацию, перечисленную выше, указывать непосредственно в чек-листах.
Проверочные листы (Чек — листы) составляются с учетом специфики проводимого аудита. При составлении используется Перечень «Система менеджмента качества. Внутренние аудиты. Перечень чек-листов, используемых при проведении внутренних аудитов». Контрольные вопросы чек-листов заносят в Журнал проведения внутренних аудитов (Приложение Е) графы 1,3‚4,5,6,7,8.
Необходимость программы аудита зависит от его объема (например, аудит проводится в нескольких подразделениях).
В ходе обследования объекта:
При каждом внутреннем аудите в подразделении сотрудникам, сфера деятельности которых подвергается внутреннему аудиту, аудитор обязан задать вопросы, касающиеся общих требований к СМК:
В ходе аудита проверяется выполнение мероприятий, разработанных по результатам предыдущего аудита.
Обсуждение итогов аудита проводится совместно с Руководителем и представителями проверяемого подразделения. Руководитель аудиторской группы докладывает и разъясняет результаты проверки, которые будут занесены в отчет.
Итоговый отчет составляется по форме Приложения Д в срок три дня с момента окончания аудита. При подведении итогов аудита используется метод «да/нет» (OK/NOK). Для формулировки заключения по отчету применяется следующая градация оценки:
«неудовлетворительно», «удовлетворительно», «соответствует, возможно улучшение».
Если в процессе аудита выявлено одно значительное несоответствие, делается общий вывод — «неудовлетворительно», и определяются сроки внепланового аудита.
Если в процессе аудита было выявлено одно или несколько малозначительных несоответствий, делается общий вывод «удовлетворительно».
Если в процессе аудита не выявлено никаких несоответствий делается общий вывод — «соответствует» или «соответствует, возможно улучшение в отчете отмечается выполнение/не выполнение мероприятий предыдущего аудита, так же указывается повторяются они или нет.
БУСК регистрирует отчет в журнале (Приложение Е графа 2). Отчет направляется руководителю проверяемого подразделения, Представителю Руководства (директору по качеству) и представителю ОТК цеха (при аудите производственного подразделения).
Руководители других подразделений, имеющие отношение к-устранению выявленных в ходе аудита несоответствий, получают информацию в воде электронных писем, с отметкой «по итогам внутреннего аудита
Отчет с приложенными документами (чек-листы, планы мероприятий, программа аудита и др. записи) хранятся в БУСК три года.
Руководитель проверяемого подразделения по результатам аудита проводит анализ причин появления несоответствий с заполнением форм 5
Разрабатывает План мероприятий (Приложение Ж) по устранению выявленных несоответствий и причин их возникновения с указанием сроков и ответственных, согласовывает и передает План мероприятий и формы анализа 5 почему в БУСК.
БУСК переносит мероприятия в электронный Журнал (Приложение Е графы 11,12,1З,14)‚ осуществляет контроль выполнения (графа 15) . Свидетельства выполнения (графа 17) предоставляют ответственные за выполнение мероприятий.
Результативность мероприятий аудитор оценивает при очередном аудите (графа 16).
По итогам разработки корректирующих мероприятий руководитель аудита принимает решение о необходимости распространения корректирующих действий на другие процессы/подразделения, в случае если выявленное несоответствие так же может быть обнаружено при функционировании данных процессов/подразделений. Заполняются графы 18.19.20 Журнала. Руководителям данных процессов/ подразделений направляется информация в виде электронных писем, с отметкой «по итогам внутреннего аудита
При необходимости мероприятия ставят на электронный общезаводской учет «Карточка учета мероприятий». Оценка выполнения происходит ежемесячно при осуществлении надзора за прохождением этих карточек.
При не устранении несоответствия БУСК информирует Представителя Руководства для принятия решения.
Руководитель проверяемого объекта должен дать письменное объяснение о причинах не устранения несоответствия и согласовать перенесенный срок устранения с Представителем Руководства.
8.3. По результатам аудиторских проверок руководитель БУСК предоставляет информацию:
(обязательное)
Квалификация (знания):
Опыт:
Личные качества:
Функции:
Полномочия: